”När och Hur man startar implementationen av Knowledge Management (KM) och var man ska börja”, är en vanlig och återkommande fråga i samband med när förbättringskrav ställs mot verksamheten. KM är en helhet som kan brytas ner i mindre delar för implementation, men helheten kräver en förändring.

Inför implementationen

Knowledge Management är omfattande eftersom det inbegriper alla verksamhetsdelar och områden inom företaget, på bredden som höjden. Jag anser att du först måste veta vad företaget i allmänhet handlar om, dess kärnverksamhet, sin strategi, dess organisatoriska struktur, dess styrkor och svagheter. Dessa delar ingår i arbetet kring assessment av Knowledge Management.

Du bör ha gjort en undersökning av företagets mognad rörande kompetens och kunskaps försörjning. Med detta på plats är ett nästa steg, som jag rekommenderar, att arbeta med strategin. Det är genom strategin man beskriver VART man är på väg. Då Knowledge Management är ett förändringsarbete inom organisationen så är strategin och kommunikationen kring den oerhört viktig. Genom strategin finns ett uttalat stöd från ledningen att förändringsarbetet är av värde och med det enklare att implementera de olika delar av förändring som krävs i processer, verktyg mm.

Min personliga erfarenhet kring förändringsarbeten är att desto starkare ett initierat arbetet är från ledningen desto enklare blir förändringen – det handlar om tydlighet i kommunikation. Så är det med allt målarbete – är ett beslut taget och att ledningen för detta tydligt visar vilja och engagemang så ger det också effekt i arbetet.

Därefter kan implementationsplanen börja utvecklas, och ha i åtanke att en ”pilot” kan med fördel genomföras innan implementationsplan som helhet initieras. D.v.s. att implementera KM som del i en utvald verksamhetsdel, kan ge fördelar genom att se snabba resultat samt identifiera korringeringar i implementationsplanen, som i sin tur bidrar till ett större värde för slutresultatet.

Implementationen

Implementationsplanen bör omfatta flera steg som konfiguration av verktyg, migrering av data, processutveckling (nivå 3 & 4), utbildning osv. Jag anser att den största risken under implementationen är underskattningen av migrationsarbetet. En tumregel är att implementera med faser (eller i vågor), för att bättre klara av informationshanteringen* under projektet. Att implementera Self Service som tjänst är givetvis naturligt steg i denna form av förändringsarbete – och varför ”stirra sig blind” på IT Supporten som ett första steg? Jag skulle rekommendera att initiera ett Self Service via HR supporten eller motsvarande – det blir en enorm draghjälp för vidare implementation fullt ut.

*Informationshanteringen eller låt oss kalla det kort och gott kommunikationen kring kommande förändring är A och O i hur väl implementeringen kommer att lyckas. KM kräver sitt engagemang från var och en inom organisationen, och det är viktigt att komma ihåg att KM bygger till stor del på Knowledge Sharing. Här om någonstans visar ledningens engagemang sin betydelse.

Knowledge Sharing handlar om att skapa motiverande miljö för personer att bidra med kunskap. Mer om detta kan du läs om i tidigare blogg (Att bidra med sin kunskap bygger mycket på motivation)

Beroende på företagets/organisationens storlek kan en fullständig implementation ta över ett år, men värde och fördelar kan realiseras tidigare än så.

Knowledge Management är stort och med bra förberedelser i form av planering och engagemang från ledning, blir arbetet enklare, och om du har en aning om vart effekter kan påvisas snabbast så har du drag hjälp i din fortsatta implementation. Det är här arbetet med kring assessment visar sin effekt.

Du bör aldrig underskatta Knowledge Management – återigen fördelarna är enorma på långsikt.

@Jancan001, Jannica Wahlund, JanCan Konsult, www.jancan-konsult.com