Vissa saker kan vi tycka är självklara i vårt sätt att ”vara” idag. Hur vi tar in information och lär oss av varandra är en sådana sak som är självklar för de flesta. Varför är då Knowledge Management en ”het potatis” för många företag idag?

Många av oss är medvetna om de beprövade metoder och tekniker som idag används i syfte och stöd för individuellt lärande och grupparbete. Huvudstegen inom läran av gällande Knowledge Management processen är att samla in, strukturera och återanvända information innan, under och efter arbete, uppgifter och projekt.

Teori och teknik – fungerar det ihop?

Men hur väl fungerar det teoretiska arbetet ihop med den tekniska infrastrukturen som företaget och individen erbjuds idag. Har vi för många platser att samla och återanvända information på idag? Vilken struktur har vi och behöver vi för att fånga den mest informationen inom företaget? Jag tror på att identifiera vilken information som är av värde för företaget i gemensam databas, därefter låta individen intuitivt med eget driv agera i tillämpbara interface, på så viss samlas och struktureras den information som är bärande för företagets fortsatta lärande.

Nedan beskriver jag de, 3 steg som jag anser är grundläggande i att hantera information och kunskap idag. Dessa är för mig grundläggande i processen inom Knowledge Management (KM). Viktigt att poängtera– är att KM är mer än en process och bör appliceras på ett sådant sätt som passar organisationen på bästa sätt. I en nästa nivå kan processen skiljas mellan olika verksamhetsgrenar, fast bör kopplas mot gemensam huvudprocess.

Huvudspår av Knowledge Management process

Samla

Innebörden av detta steg är att identifiera och säkerställa arbetssätt samt vilka tekniska plattformar företaget och individen använder sig av att samla in information och kunskap idag.

• Vad behöver ”vi” veta?
• Vilka kunskaper behöver individen, och var kan individen få det idag?
• Vem ska jag prata med?
• Var finns informationen tillgänglig idag?

Strukturera

Innebörden av detta steg är att strukturera den information företaget och individen använder, i syfte att realisera om den till direkt kunskap. På så sätt ta ett ägandeskap av information och kunskap som används och tillämpbar för företag och individ.

• Vad händer med insamlad information idag, på vilket sätt är den användbar?
• Vilken struktur finns för att hantera information och möjliggöra att kunskapen bibehålls inom företaget?
• Vilka områden är låsta i sk silos? Var finns stora möjligheter till effektivisering av informations- och kunskapsdelning idag?
• Hur tillhandahålls informationen idag?

Återanvända

Innebörden av detta steg är att identifierad information speglar de behov som företaget och individen har i syfte att återanvända och således ge näring åt fortsatt kunskapsdelning. Här finns mängder av direkta KPI:er som är tillämpbara och även bidrar till att delaktigheten i processen blir viktig för individen.

• Vad är de främsta informationskällorna för att dela information och kunskap? I vilken grad av eget lärande används det idag?
• Vilken mängd av information återanvänds ställt mot nyskapande? Vilka aktiviteter uppmuntrar till kunskapsdelning inom företaget?
• Hur passar mallar och formulär in i hanteringen av kunskapsdelning? Är dessa lätt hanterliga?

Dessa steg inkluderande frågor är bra med syfte att reflektera över processen och arbetsflödet av information inom företaget och individer. Idag finns mängder av olika tekniska plattformar som främjar kunskapsdelning och det är något som bör beaktas och tas in i arbetet.
Prova gärna dessa frågor inom de grupper och med de personer du arbetar idag för att se vilken bild ni får upp – har ni samma bild eller hur stor skillnad har ni? Vilka tekniska krav har ni som individer för att få bästa arbetsflöde av information och kunskapsdelning? Hur tar företaget tillvara på det resultat ni fångat?

@Jancan001, Jannica Wahlund, JanCan Konsult, www.jancan-konsult.com