Värdet av Knowledge Management och Self Service är att lätt kunna finna information och kunskap i syfte att underlätta för användaren. Gemensam policy för namnstandard lägger grunden för realisering av värdet. Ett arbete som inte bör underskattas i syfte att minska kunskapsgap inom företaget.

En utav utmaningarna att etablera Knowledge Management och/eller Self Service är att säkerställa en gemensam källa för informationen och kunskapen som avses. Att under förstudien finna flera källor (databaser och system) är inte helt ovanligt. Det är i allra högst grad rimligt. Som regel kan arbetet och frågan om konsolidering även skapa en viss konfliktsituation med orsak av att den framtida förändringen i det dagliga arbetet. Vilket är en annan sak fråga.

Om vi ser till det rena konsolideringsarbetet, så finns risk att möta motstånd med anledning av att de olika databaserna och systemens oregelbundna redigeringar och uppdateringar både upplevs tråkiga och tidskrävande samt inaktuella. Ett exempel på tidskrävande arbete i detta är att reda ut namngivning, författare, version och datum (metadata för informationshantering). Finns det tidigare utgiven policy eller regelverk för namnstandard inom företaget, underlättar detta. Problematiken uppstår där otydlighet och osäkerhet gällande källinformationen i de olika databaser eller system som ska konsolideras.

Min rekommendation är att tidigt skapa en taxonomi och filnamnskonvention innan du börjar konsolideringen, det kommer spara dig en hel del arbete senare. Identifiera de uppenbara dubbletter och eliminera vad du kan, därefter använd din taxonomi och namngivning för indexering av de återstående filerna.

Arbetet med konsolidering av olika databaser och system är definitivt ingen lätt uppgift – fast arbetet lägger grunden för lätt sökta databas med information och kunskap som kan hållas aktuell. Eftersom det vanligaste värdena av Knowledge Management och Self Service är lätt sökt information och kunskap så kräver det bra struktur och enkel process för uppdatering av information och kunskap. Detta ställer i sin tur krav på att policy och riktlinjer gällande namnstandard och annan metadata efterlevs beträffande information.

Finns denna struktur och ordning kommer databasen även bli en viktig indikator på var kunskapsluckor finns. Och här vill jag påminna om att kvantitet inte betyder kvalité när ämnet är information och kunskap!

@Jancan001, Jannica Wahlund, JanCan Konsult, www.jancan-konsult.com