Vid fråga om hur många som använder sig av knowledge transfer inom sina verksamheter, räcker normalt 6 av 10 personer upp handen. Vad beror det på och vad är det man svarar på.
Jag skulle vilja citera IOKs Executive Director för Olympiska Spelen, Gilbert Felli;
“Managing knowledge is at the core of our mission. Carefully documenting what Games organisers (OCOGs) do, sharing best practices and making available everything we’ve learnt from the recent past has become an invaluable support to the OCOGs and their partners. Successful knowledge management and transfer is about checking there is always enough high-quality oil in your engine. It enables you to perform and it contributes largely to organizational excellence. But it goes beyond the field of play and the event itself. It encompasses sustainability and legacy aspects, making sure that whatever is built for the Games is always designed with legacy in mind.”
Att medvetet arbeta med knowledge transfer – eller som det heter på svenska – kunskapsöverföring, inom sin verksamhet genom att erbjuda stöd i form av utvecklad verktygslåda (I en verktygslåda inryms verktyg och instruktioner), ger ovärderlig support för fortsatt utveckling av verksamheten.
I mitt nuvarande arbete där jag driver ett produktutvecklingsprojekt med inriktning på lansering och projektavslut inom snar framtid, så är jag och projektteamet mitt inne i kunskapsöverföring.
Projektet har i uppdrag att dels lansera utvecklad produkt men också hantera överlämning av produkten till förvaltning. Produkten som anses ny för den här verksamheten skapar en del rubriker, intresse och förväntan. Detta resulterar i att projektteamet och berörda inom förvaltningen hamnar i en stressad situation.
För att våga hålla huvudet kallt som projektledare, försöker jag föra en taktik med koppling mot kunskapsöverföring; Insamling – Hantera – Granska. Gå igenom varje del moment och del av produkten enligt strukturen ovan.
Insamling av behovet innebär att forma VAD:et. VAD behöver förvaltningen kunna för att hantera produkten i leverans?
- I detta använder jag mig av olika workshops metoder och större möten
Hantera överlämningen bör ske genom ett antal återkommande aktiviteter under tidigare föreslagen period.
- För detta projekt är ett antal aktiviteter i form av möten, utbildningar och prova-på övningar, som jag planerat in under en ”träningsperiod”. Syftet med träningsperioden är att löpande stämma av hur det går, identifiera ev frågetecken och därigenom identifiera ev risker för överlämningen
Granska resultatet är i syfte att sammanställa erfarenheter och reflektioner utifrån projekt avslutet. Det kan antingen ske inför projektavslut. Men rekommenderat är att tillåta tider efter projektavslut för uppföljning.
- Detta arbete handlar om att sätta upp reflektionsseminarium eller motsvarande där insamling av synpunkter tas in och hanteras som aktiviteter för vidareutveckling.
Jag anser att detta är en viktig del för att behålla kunskap och vidareutveckla verksamheten utifrån de delar som fungerat bra eller dåligt vid olika tillfällen. Att verksamheter arbetar med kunskap och kunskapsöverföring tvekar jag inte det minsta på – men min fråga är; Hur många företag och verksamheter för en medveten plan hur detta ska ske? Finns detta inom företaget så finns det et naturlig mognad inom företaget att värdesätta den kunskap som verksamheten faktiskt har.
Vad anser du?
/Jannica Wahlund, Jancan001, @jancanab.com