För att lyckas med kravinsamling krävs såväl tid och tankeverksamhet. Valet av teknik bör utgå från intressenternas begränsningar, kommunikationssätt och preferenser.

Med stöd av International Institute of Business Analysis (IIBA™) identifiering av kunskapsområden för utformning av Business Analysis, så tittar jag på olika formera av kravinsamling i detalj.

Vad menar vi med kravinsamling?

Kravinsamling anses vara den fas i förstudien för ett projekt som handlar om att dokumentera de krav som finns för projektets intressenter. Olika metoder för detta har utvecklats genom åren och fungerat olika hos olika intressenter. Skälet kan vara dels beroende på intressenternas intresse att bidra samt projektledarens förarbete inför kravinsamlingen.

I fler fall har jag personligen behövt byta metod, då intressenterna har visat lågt intresse i själva arbetet och enkelt sagt bara bidragit med; ”Vill ha det som XXX har det”. I de fall där jag behövt byta metod har det handlat om att få intressenterna att ”upptäcka” vad dom vill ha.

Att välja rätt teknik för kravinsamling kräver mer tid och tankeverksamhet än vad man kan tro. Ofta väljer vi den teknik vi använt förr och som vi är bekväma med. Det är ofta bäst att utvärdera intressenterna först, studera deras begränsningar, kommunikationssätt och preferenser.

Vilka tekniker finns det för kravinsamling?

IIBA har identifierat olika tekniker och givetvis finns det fler än dessa. Jag väljer dock att utgå ifrån deras grund av Business Analys. Vill även säga att vi ofta vill använda en kombination av dessa – vilket kan vara helt rätt.

Dokumentanalys

En teknik som ofta används vid kundbeställning och där kundbehovet och kraven är detaljerade inom beställningen. Dokumentanalys används även när det finns mycket tillgänglig dokumentation, till exempel marknadsanalyser, affärsstudier och systemdokumentation.

Plus – Ger bra förståelse till bakgrunden för nuvarande projekt.

Minus – En dokumentanalys måste nästan alltid kompletteras med andra tekniker.

Gränssnittanalys

De flesta system har gränssnitt gentemot andra system och systemanvändare. Information skall delas med andra system och användare måste nå information i systemet på ett logiskt sätt. Gränssnittsanalys fokuserar på att förstå de olika gränssnitten och att identifiera kraven för dessa.

Plus – Fokus ligger mer på att förstå omgivningen än att förstå de interna processerna av själva systemet.

Minus – Projektkunden saknar full förståelse för gränssnitt och dess olika beroenden. Skapar lätt ointresse i arbetet

Intervjuer

Den mest vanligt förekommande tekniken för kravinsamling. Den är lättplanerad och lätt att genomföra. Men det betyder inte alltid att det är den bästa. För att vara framgångsrik måste personen som utför intervjun vara organiserad, ha bra kommunikationsförmåga och ha en bra förståelse av affärsområdet.

Plus – Passar bäst vid få intressenter. Enkel och relativt lätthanterlig. Intervjuerna kan även förberedas genom tilldelning innan tillfället, och frågorna fångas då snabbt och enkelt upp. Minskar efter arbete inom projektet.

Minus – Skapar ofta svårlösta konflikter om det finns flera intressenter.

Observation

Denna form av kravinsamling kan utföras aktivt (samtal med användaren) eller passivt (video eller studera på distans). Denna teknik är mest effektiv för att förstå vad användarna gör och vad de har problem med.

Plus – Det hjälper att hitta saker som användaren kanske inte är medveten om och som därför kanske missas helt i en intervju. Observationstekniken har dessutom den fördelen att den ger praktiska exempel och kan öka förståelse för affärsområdet.

Minus – Var medveten om att när någon står under observation så har de en tendens att agera annorlunda. För det mesta koncentrerar de sig mer på att göra allting rätt.

Styrda workshops och fokusgrupper

Skillnaden mellan workshops och fokusgrupper är att man i fokusgrupper tar fram idéer utan att nödvändigtvis använder dem i utvecklingen.. Det skapar en generell överblick av ”typ” användaren och dess intresse. Styrda workshops är mer beslutsfattande där gruppen bygger en gemensam syn på systemkrav.

Den styrda workshopen är ett möte där representanter från de olika intressedelarna, och med hjälp av en neutral facilitator, fattar beslut om krav, mål, eller design. Denna teknik utvecklades av IBM i slutet av 1970-talet och har sedan dess blivit populär inom många företag och organisationer.

Workshopen hjälper dem att fatta beslut och skapar en känsla av ägandeskap hos deltagarna.

Plus – Skapar insikt och engagemang mot att uppnå gemensamt definierat mål, som lätt bibehålls under projektets tid.

Minus – Beroende på representanter och facilitator som deltar, kan mötet skapa fokusering mot problem och brister i stället på möjligheter och vinster.

Enkäter

En enkät kan genomföras som en intervju, i ett möte med intressenten, men här syftar jag på en skriftlig enkät som skickas ut till intressenterna och sedan sammanställs.

Plus – Enkäter är till speciellt stor hjälp när vi har många intressenter, när det är svårt att nå dem och/eller de är geografiskt utspridda.

Minus – Ibland kan det vara svårt att tolka svaren från intressenterna och man har oftast en mycket liten möjlighet att ställa förtydligande frågor. Det kan också vara svårt att få enkäterna ifyllda.

Brainstorming

Brainstorming har allt oftare likställts med workshops. Huvudmålet med brainstorming är att skapa en lista med idéer på kort tid. För att lyckas måste vi ha ett klart och förståeligt mål om vad vi brainstormar kring. Vi måste också ha en miljö som präglas av acceptans. Analys och kritik kommer senare. Se till att alla idéer som dokumenteras passar inom brainstormingens ramar.

Sammanfattningsvis så finns det många olika tekniker för insamling av krav. I valet av teknik bör man utgå från intressenterna och se till deras sätt att arbete, kommunicera och möjlighet till att samarbeta. För att lyckas i kravinsamlingen bör intressenterna analyseras för att få fram vad de föredrar och vilken kapacitet organisationen har att genomföra kravinsamling.

//Jancan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, #jancanab