Att planera och genomföra en förändring är alltid kostsamt. Hur vet man då om det är det mest effektiva och bästa sättet man gör det på – innan arbetet med genomförandet sker? Hur vet man när man är i mål? Har struktur och kultur något med detta att göra? Och vad bidrar KM i förändringsarbetet inom ett företag?
Företag styrs av förändringsbehov, (och då syftar jag inte på de direkta beslut som ledningen tar), utifrån de faktorer att vi som individer drivs av förändring genom vår nyfikenhet på utveckling. Samhället driver förändring i sin tur utifrån det som händer och sker globalt samt även av de behov som företagen skapar i form av nya produkter och tjänster. Individen skapa förändringsbehov utifrån de produkter och tjänster som företagen bidrar till i utveckling. Blev det invecklat? Enklare sagt är att det är tre grund faktorer som driver på förändring oavsett vad det handlar om; Företag – Individ – Samhället.
Att driva ett förändringsbehov inom ett företag kan låta enkelt; ”Det är väl bara att se till att det genomförs, dvs skapa förutsättningar för att vi som individer kan förhålla oss till förändringen”, en ganska klassisk kommentar är min erfarenhet. Fast om vi tittar lite djupare in i frågan, så behövs mer än ett projekt och program för genomförandet av förändring sättas upp. Förändringen behöver ta hänsyn till såväl individer, mål, inriktning och förutsättningar för att lyckas. Arbetet med förändringen behöver möta de frågor/tankar/idéer som kommer från individer för att fånga de behov som finns i form av förutsättningar för att verka i den senare förändringen. Så en första fråga som bör ställas är: har vi som företag struktur för att klara av denna förändring? Hur jobbar vi då?
En annan fråga som också behöver ställas är vilket mål finns med förändringen – ser vi de egentliga behoven? Denna fråga är knepig och jag anser att företagskulturen spelar här sin roll – för NÄR är man egentligen i mål med en förändring? Har du någonsin upplevt att något slutat förändrats? Och i så fall vad händer sen? Här anser jag att målet bör vara tydligt och klart med vad som är den direkta förväntan på förändringen. Utifrån ett ledningsperspektiv bör målet tydligöras med värden som kan definieras i form av KPI:er. Fast innan genomförandet drar igång bör även verksamheten få ha sagt sitt. Verksamheten bidrar med att få fram vad i detalj som behöver göras. Det är inte alltid så enkelt som kan tyckas från ledningsnivå och heller inte alltid så komplicerat som ledningen ser det. Kulturen speglar hur vi använder verktygen och arbetar med processerna som är tänkta – jobbar vi mest effektivt som det ser ut idag? Delas den kunskapen mellan verksamhet och ledning – hur då?
Så frågan är: “kultur eller struktur?” Många av er kanske har hört uttrycket, eller dess variant, tidigare: “Kultur äter struktur till frukost.” Om det är så, så är det lika säkert att kulturen måste ha strategi till lunch sen.
Det gemensamma genomförandet av en förändring inom ett företag behöver därför vila mot en strategi. (Och detta gäller även till stor del oss som individer, när vi pratar om större förändringar). Med en strategi kan utveckling ses med koppling till kostnad och effektivitet, genom övergripande långsiktighet. Mål definierade som värden och KPI:er som förväntas uppnås, ses mot den tidsram som önskas. Resultatet blir en visualisering av stegvis önskade lägen – vägen framåt.
Jag menar att det är till ledningsgruppens uppgift att sätta strategin och vägen framåt, och låta verksamheten bidra och verka i förändringsarbetet. Den gemensamma kulturen som finns i företaget visar på vilken effektivitet företaget har att driva utveckling och förändring. Det sker genom att skapa struktur som drar nytta av kulturen inom företaget.
Hur bidrar KM (Knowledge Management) i förändringsarbete
På senare år har KM (Knowledge Management) varit en trend inom området rörande företagskulturer. Att genomföra och driva utveckling av KM för ett företag sägs vara ett arbete på ca 18 månader. Detta fastställda värde bör lyda som ett steg i en större förändring ”Vart befinner vi oss om 18 månader”, istället för at begränsa ett förändringsarbete till enbart 18 månader.
KM i sin tur verkar för att bidra till ökad kunskap och informationshantering inom organisationen. Att erbjuda individer inom organisationen ett bra stöd gällande informationshantering och kunskapsdelning är att erbjuda sina kunder en förbättrad dialog och snabbare hantering av nya idéer, tankar och önskemål. När vi delar information och kunskap om exempelvis hur vi arbetar (strukturen) så blir det lättare att identifiera och definiera de förändringsbehov som finns för företaget. KM bygger på kultur och vilar i struktur – så för mig är KM ett bra stöd för att bedriva förändringsarbete inom ett företag.
//Jancan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com