Lunchtid – matkön är lång, men ändå befriande på något sätt. Samtalen figurera kring andra ämnen än det som berör direkta arbetet. Grymt – Skönt! Plötsligt står personen där som säger; Ahh – där är du… såg du mitt mail, som jag skickade för en stund sedan?

Är du beroende av mail på minutenskalan?

Då är det något som är trasigt. Det är något som inte fungerar som det var tänkt. Du kan omöjligen få något gjort om du regelbundet blir avbruten av mail och förväntas besvara inom samma kvart. Visst lever vi i ett informationssamhälle – men vi behöver inte bli ineffektiva för det.

Personligen anser jag att mail är en bra kommunikationskanal när det handlar om längre, kanske personliga eller genomtänkta mail till folk jag arbetar med – speciellt om de sitter i en annan del av världen. Men det är ju inte så att mitt arbete ska stå och falla med inboxen. Utan precis tvärtom.

Mailen är och ska vara asynkron kommunikation* och det betyder att den som ”dialog” – mailar får finna sig i en viss väntan. Givetvis ser jag att ”så inte är fallet” ute i den stora världen; mailen används på väldigt många både innovativa och samtidigt ineffektiva sätt; Diskussioner med stora mottagargrupper, Information och Kunskapslagring för att inte nämna versionshantering av utskickad dokumentation.

När vi ser mailen som den kommunikationskanal den är (asynkron) och skapar oss verktyg för att driva förändring av vårt beteende gällande information och kunskapsspridning, så kan vi ta ett steg mot ett mer innovativt och ”lärande” företagsklimat. Det gör oss effektiva helt enkelt.

Vi gör skillnad i vilken dialog som hanteras vart, ex;

• Diskussionsforum (Insamling av information och kunskapsspridning)
• Chat (synkron kommunikation, motsatsen till asykron)
• Sharepoints (hantering och delning av information/kunskap inkl versionshantering)
• Projektplatser (hantering och delning av information/kunskap inkl versionshantering)
• osv

Det är även här vi har i utgångspunkt när vi diskuterar sociala kanaler. Nästa steg är att få alla att förstå värdet i att information och kunskapshantering är en viktig del av företagsklimatet. När fler blir införstådda i detta kommer företagen se en högre grad av effektivitet och mindre stress vid tangenterna, än vad som idag skådas. Det är då det egentliga arbetet börjar.

Är du intresserad av mer information kring detta ämne; Knowledge Management, Information och Kunskapshantering. Hör gärna av dig – jag är intresserad av dina erfarenheter och tankar i ämnet.

// JanCan 001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com

*Asynkron kommunikation innebär att ett skeende interagerar med ett annat skeende, men tidsmässigt helt oberoende av det andra skeendet.

Asynkrona meddelanden har dock en stor begränsning. Det är att om meddelandet på något vis ej kan levereras så kommer varken sändaren eller mottagaren veta om detta. Sändaren kan då tro att motparten fått meddelandet. Om man har en dålig förbindelse så kan många meddelanden förloras, något som mottagaren måste anpassas för.