De ofrivilliga avbrotten under en normal arbetsdag skapar ofta stress och kan upplevas som hinder när vi befinner oss i vårt arbetsflöde. Vems tid och ”flöde” är viktigast i ett samarbete? Kan vi förbättra vår arbetssituation genom att prata om en kulturförändring?

Det handlar om de ofrivilliga avbrotten som fyller en normal arbetsdag, det handlar om att arbeta med information och kunskap på ett sätt som effektiviserar vår arbetsdag så att vi slipper uppleva sönder ”hackad” tid som i sin tur leder till total ineffektivitet.

Avvägningen mellan asynkron kommunikation och synkron kommunikation är ganska svår då vi idag har ett samhälle som erbjuder mängder av verktyg för kommunikation (ex sharepoint, projektplatser, telefon, chat, sms och mail) och vi använder oss av den kanal eller verktyg som ligger oss närmast. Vi behöver stöd i att ändra vår ineffektivitet till effektivitet, genom förbättrade verktyg och utvecklade processer när det gäller information och kunskapshantering på vår arbetsplats – företaget behöver anta en förändring. Låt mig få förklara lite till;

Jason Fries har skrivit en bok som handlar om det destruktiva samarbetet ”Rework”. Jason jämför en arbetsdag med att somna. När du ska sova är det vanliga inte att du lägger dig i sängen och somnar momentant. Det är en process som kräver några minuters avslappning, kanske en tråkig bok, kanske lite ännu tråkigare nyheter för att till slut nå slutmålet – djupsömn.

Vår vardag ser ut på samma sätt; En normal arbetsdag innehåller ett antal möten. Däremellan försöker vi lösa våra arbetsuppgifter. Vi behöver sätta oss in i uppgiften, hitta inspiration för att hitta lösningar, att tänka igenom olika hypoteser och vid flera tillfällen börja om med en ny infallsvinkel.

Varje avbrott, även om frågan är enkel, leder till att vi har ett avbrott upptill 30 minuter. Men poängen är inte avbrotten utan poängen är att den oavbrutna tiden vi har att fokusera på vår arbetsuppgift blir betydligt kortare.

På samma sätt om någon väcker mig när jag sovit en timme, så kan det ta mycket väl en halvtimme innan jag somnat om igen. Det är därför det är så viktigt att våra samarbeten är asynkront.

Många arbetsplatser har sk ”öppna landskap” i sin kontorsmiljö, i syfte att bidra till effektivitet och samarbete. Detta var ett mycket populärt antagande under 90-talet, samtidigt som man ofta pratade om att ”ha högt till tak”. Arbetsklimatet behöver hjälp med att skapa effektivitet – dvs vi behöver hitta gemensamma villkor för vårt samarbete för att finna en dräglig arbetsmiljö och skapa effektivitet. Det förstnämnda tänker jag utifrån principen; ”Du får gärna ställa frågor, jag svarar gärna – men jag gör det när det passar mig”.

Effektiviteten styrs däremot utifrån vilka förutsättningar vi har för vårt samarbete. Har vi verktyg och processer som underlättar vårt samarbete och i syfte att begränsa de direkta avbrotten, så uppnår vi en effektiv arbetsplats. Den stora förändringen tror jag ligger mycket i oss själva – att anta ett asynkront förhållningssätt till kommunikation.

Denna blogg skrevs utifrån en kommentar/fråga jag fick från tidigare publicerad blogg ”Stress bakom tangenterna”. Jag tar gärna emot dina synpunkter, tankar och frågor. Hör av dig till Jannica@jancanab.com, eller lägg en kommentar här.

//Jancan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com