Det finns fler skäl än ett att diskutera och på allvar se över Knowledge Managment, som det ramverk det är, inom den egna organisationen. Undersökningar visar att effekter av Knowledge Management uppnår; Mer nöjda användare, ökad samverkan inom organisationen, effektivare projekt implementeringar som exempel. Men ändå blir Knowledge Management ifrågasatt från flera håll. Vilket värde har Knowledge Management idag inom företag och verksamheter?

Att vårda verksamhetens värde (den interna kunskapen) genom att se över företagets kunskapshantering är en (idag) viktig del av flera företags strategier. Kunskapshantering har under de senaste åren (2011-2014) varit ett viktigt föremål för flera olika undersökningar och då primärt mot företagens mognadsgrad att hantera den interna kunskapsförsörjningen. Resultaten av undersökningarna visar en del missnöje med Knowledge Management (KM), i termer av dess tillämpning som ett strategiskt verktyg, och föreslår att begreppet KM skulle vara på tillbakagång.

Det som gör dessa resultat svåra att förstå är att rapporterna samtidigt pekar på det behov av ökad innovation och effektivitet inom organisationen. Så om hanteringen av resurser och den interna kunskapen är så viktig ur ett strategiskt perspektiv, vad kan då vara fel?

KMO Survey (Knowledge Management Observatory)

K3-Cubed (en avknoppning av projekt från University of Edinburg) har ställt samman en rapport som bygger på 354 svar från chefer från 53 olika länder. Rapporten kommer i början av detta år finnas tillgänglig i en mer fullständig form, men vissa initiala iakttagelser visar på potentiellt missnöje med KM.

Skälet till missnöjet (som jag läser rapporten) är till stor del den oförmåga, som ledningsgrupper och styrelseledamöter, har haft att få ut budskapet kring behovet av KM. Att anta KM som ett strategisktbeslut och initiativ med att optimera och harmonisera verktyg och processer för kunskapsutbyte inom hela organisationen är ett mycket viktigt steg – därefter behövs tydlig kommunikation och information hanteras för att agera avtryckare och den utlösande faktorn inom organisationen för att stödja och stärka organisationens intresse för exempelvis innovation.

Personer och teknik En generell uppfattning är att KMs utmaningar kan lösas genom enbart teknikbaserade lösningar. Förvirring råder om huruvida KM verkligen hanterar kunskap eller om det är en information eller data management system. Jag får ibland uppfattningen om att det finns en vedertagen vanföreställning om KM, där kunskapen och des resurser ligger utanför/runtom individerna i organisationen, och inte de facto finns inom individen. Det är igen nyhet att kunskap försvinner ut genom dörren med individen, om ”vi” inte gör något för att bevara den inom företaget. Det som lagras i våra system och databaser är data och information – kunskapen är den företags tillgängliga information som av individen är omarbetad genom olika aktiviteter och åtgärder.

Frågor att ställa gällande kunskapshanteringen

Vad och Hur gör organisationer för att klara av högre krav på kvalité av tjänster och produkter, medan kraftiga nerskärningar pågår? Hur hanterar företagen den utgallring av arbetskraft (genom exempelvis attraktiva avgångsvederlag) som inte är strategiskt eller operativt riskbedömda?

Vad och Hur gör organisationer för att klara av parallella projekt med trång kompetens och resursfaktor? Hur hanterar organisationen den interna kunskapsöverföringen där projekt och linje går parallellt vid utveckling, implementering och leverans?

Vad och Hur gör organisationer för att hantera nöjda kunder parallellt med högt ställda krav på innovation och snabb leverans? Hur hanterar organisationen det externa behovet av kompetensöverföring från innovativ utveckling till kunskap hos kundens egna slutanvändare?

En mogen, effektiv KM funktion kan känna av det aktuella läget för att bedöma risken för denna typ av scenario till organisationen och utveckla lämpliga lösningar. När funktioner tillåts agera fullt ut och medvetet drivas mot mål som bidrar till att kunskap hanteras inom företaget, så är oftast åtgärderna för dessa typer av scenarios, relativt små. De större åtgärderna är oftare i samband med initieringen och etableringen av KM funktionerna.

När vi talar om kopplingar mellan KM, organisatoriska värden och driftskostnader, kan frågor som belyser det ”dagliga” tappet av kunskap, ställas. Exempelvis; Hur mycket kunskap har ”gått ut genom dörren” de senaste 18 månaderna? Vad hade vi kunnat behålla och vad är kostnaden för att få kunskapen åter? Hur bidrar våra kunder till vår egen kunskap? Hur bidrar vi till kundernas egen kunskapshantering?

Varför är det då så svårt att bevara värdet av KM och varför är det så svårt att uppnå de strategiska fördelarna som KM förespeglar?

Ja ett antagande jag gör, är att chefer lär sig begreppet KM medan de är på jobbet. En KM examen är inte en indikator på yrkesroll och därför satsas det väldigt lite på denna typ av examen/certifiering. Men det kan vara en indikator på kompetens och effektivitet i det operativa. Med detta skulle det istället leda till att vi får fler certifierade ”KM”-chefer och medarbetare.

Ett annat antagande jag gör, är att KM står ännu inte fullt ut i blom. Jag tror vi kommer att se ytterligare utveckling och större utväxling av de företag och verksamheter som vågar tänka och utnyttja KM till fullo. Först då kommer flera börja inse vad de gått miste om.

Vad tror du? Hur ser du på KMs nuläge och framtid? Jag tar gärna del av dina kommentarer här på bloggen, eller via mail; jannica@jancanab.com

//Jancan001, Jannica Wahlund; @jancanab.com, http://www.jancanab.com