Vilka förväntningar och krav ställs på dagens verksamheter och organisationer, som de nya förutsättningarna IT ställs inför? Har behovet och synsättet på ITs leverns förändrats och vad innebär det för organisationen i övrigt?

Nya företag som skapas idag och sett till 5 år tillbaka, bygger upp sin verksamhet så är det med Service Management som modell, i de allra flesta fall. Samtidigt brottas befintliga företag med anpassningar av sina processer efter moderna IT förvaltningsbegrepp vilket håller kvar organisationsstrukturen på tidigt 2000-tal.

Redan 2007 fanns beräkningar på IT-förvaltningsrelaterade kostnader årligen summeras till över 300 miljarder dollar vilket var då, mer än BNP för dåvarande världens rikaste land – Norge. Det finns anledning att tro att denna siffra är än högre idag då det har hunnit bli år 2016 och sektorn som hanterar IT-förvaltning under de senaste åren fullkomligt exploderat. Eller är det kanske så är företagen har börjat anamma en annorlunda strategi gällande IT förvaltning?

En av anledningarna till att företag inom näringslivet och organisationer i offentlig sektor har upptäckt att det faktiskt är möjligt att höja sin konkurrenskraft och öka sina vinster med stöd av IT förvaltningsprocesser, är med stöd av den ökade förståelsen och insikten av gemensam Service Management Strategi. Ett tydligt tecken på detta är att alltfler verksamheter ser till gemensamma processer och gemensam modell för verksamheten att leverera tjänster.

Den stora utmaningen i att lyckas med ny strategi etablering som Service Management är, beror på att det råder kraftfulla skiljemeningar om vad förvaltning vs utveckling skall innefatta. Exempelvis vilka beståndsdelar av mjukvara och hårdvara samt tidsperiod för produkt eller tjänst (dvs skiljelinjen mellan förvaltning och utveckling). Diskussionerna pekar oftast på begreppsproblematiken som är hämtad från IT.  Leverantörer och kunder samtycker alltför sällan om innehållet av begreppen inom förvaltning, vilket leder till höga kostnader, felaktigheter i leverans och implementationer, förseningar av viktiga leveranser etc. Ett vanligt begrepps förvirring är exempelvis kring vem som är kunden och vem som är kravställare.

En leverantör oavsett intern eller extern behöver kunna förstå kunden, men bör lyssna på kravställaren.

I de verksamheter där kravställaren sitter inom verksamheten behöver ansvar och befogenheter förtydligas och säkras med kompetens. Idag ses det allt vanligt att verksamheter får problem med sina leveranser då kravställaren saknar kompetens gällande leveransens helhet och på så sätt konkurrens utsätter leverantören (den interna IT organisationen), utan skälig grund. Riskerna med detta är att företaget köper in nya lösningar, går in i kostsamma avtal, som inte genererar det värde som egentligen eftersträvats.

I de verksamheter där man har tagit allvar på de konkurrensfördelar som finns med att mäta och kravställa sin leverans, finns i de flesta fall ett starkare strategiskt tänk kring Service Management. Strategin innefattar företagets värde i form av tjänsteleverans samt värdet av effektivisering av organisationen i syfte att uppnå ökade kostnadsbesparingar. Det man talar om gällande detta är ”Shared Service Management”, vilket riktar perspektivet in mot organisationen.

Hållbarheten byggs från grunden – första spadtaget tas med strategin, första stenen läggs under etableringen

Att föra in nya modeller och metoder är oftast mycket effektivt om man ser det långsiktigt. Att lyckas med strategisk utveckling ställer krav på samsyn. Hållbarheten blir därför utifrån vilken kunskap och kompetens som stoppas in under utvecklingen och etableringen av modellen. Min erfarenhet är att genom en gemensam strategi kring Shared Service Management, ökar mognadsgraden på organisationen. Nyckeln till hållbarhet inom organisation och leverans, är att etablera en gemensam förankrad strategi med innebörden att utvecklingsarbetet samt införseln av densamma säkerställs med kunskap och kompetens inom områdena IT, Verksamhet, Processer, Verktyg och Människan.

Har du frågor och funderingar kring införandet av Service Management, eller nyfiken på hur ett utvecklingsprogram kan se ut. Tveka inte att höra av dig till JanCan AB. Vi står redo med att hjälp dig och din organisation att komma vidare i er utveckling.

/JanCan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com