”Förändringskommunikation är planerad påverkan i syfte att få människor i en organisation att förstå och bidra till en förändring. Den planerade påverkan sker utifrån människors reaktioner på förändringen.”
För det första står det planerad påverkan. Det betyder att en organisations förändringsledning, ofta en ledningsgrupp, vill påverka sina medarbetare på ett planerat sätt, dvs förändringsledningen reagerar inte bara på det som eventuellt händer utan arbetar även proaktivt med olika kommunikationsaktiviteter. Ordet påverkan innebär att förändringsledningen inser att om målen med förändringen ska uppfyllas så behöver de styra och leda förändringen, bland annat med hjälp av kommunikation.
Syftet med kommunikationen är att få människor att förstå och bidra till förändringen. Min erfarenhet säger att när medarbetare förstår, vill delta och bidra till en förändring så nås nästan alltid målen med förändringen, oavsett om det handlar om kostnadsbesparingar, produktivitetsökningar, införande av nya arbetsmetoder eller något annat.
En erfarenhet jag gärna delar kring kommunikation är effekten av bristande plan och förankring av aktiviteter. Till det vill jag även notera förståelsen för tiden det tar att driva förändring.
Kommunikationen kring förändring behöver ske på flera nivåer, flera grupper och olika former. De mest framgångsrika förändringarna sker när informationen är bredd men även djup och kommuniceras genom olika kanaler och olika former till flera olika målgrupper. Det gör att förändringen blir tydlig och ständigt närvarande över tid, vilket innebär att informationen inte enbart kommer ut som ett nyhetsbrev från en avsändare och läses vid mån av tid utav mottagaren. Det gör även att det finns en ständig närvaro av information/kunskap i olika typer av kommunikationskanaler.
Dr. John. P. Kotter* har i boken ”Leading Change” beskrivit åtta steg till lyckad förändring, där nr två ”Bygg ett starkt ledarteam” beskriver värdet av ett rätt sammansatt team av kompetenser och möjligheter (makt) för att genomföra en förändring. Ledningsteamet behöver få till en grupptillit som gör att motsättningar öppet och ärligt kan diskuteras, för att kunna vägleda förändringen på bästa sätt.
För att kommunikationen ska kunna vara och förbli bred, behövs ett starkt ledningsteam. Saknas ett kraftfullt ledningsteam, så behövs fokus läggas på insikten och förståelsen för förändringen, dvs förankring av strategi och hotbild (vilket jag skrivit om i tidigare artikel). Ett starkt ledarteam gör att information om pågående förändring är konsekvent, med flera möjliga avsändare.
Det är viktigt att kommunikationen ständigt följs upp och mäts så att förändringsledningen kan ta säkra beslut om vilken takt som förändringsarbetet kan fortsätta med och om ev särskild hantering behöver tas med individer eller grupper.
Definition av kommunikationsinnehåll anger också att den planerade påverkan utgår ifrån människors reaktioner på förändringen, dvs förändringsledningen inser att människor kommer att reagera på förändringen och respekterar dessa reaktioner genom att ta dem till sig och utforma kommunikationsaktiviteter utifrån reaktionerna. Allt i syfte att få till en reell förändring, tillsammans med intresserade och bidragande medarbetare.
Vad händer om och när vi involvera samtliga medarbetare inom företaget i strategiutvecklingsarbetet genom att prioritera företagsövergripande aktiviteter kopplat till strategi och målarbete. Detta är ett arbete som de flesta företagen redan anser sig göra – fast till vilken prioritet och till vilken grad? Vi behöver förstå att genom att tillåta bearbetning av strategin, kommer vi enklare att förstå hotbilden till att inte driva förändringen.
Framgångsrik förändringskommunikation är inte ett enstaka tillfälle eller ett nyhetsbrev. Kommunikation handlar om att skapa förståelse kring det självklara och höja den enskilde medarbetaren (eller individ) medvetenhet för vad som behöver ske.
*(Harvardprofessorn Dr. John P Kotter är en av världens främsta inom organisationsförändring. 1996 skrev han boken ”Leading Change”, som blev en internationell bestsäljare. I boken beskriver han åtta kritiska steg för att lyckas med storskalig organisationsförändring. Uppföljande boken ”The Heart of Change” innehåller resultatet av en uppföljande studie som bekräftar styrkan och vikten av de åtta stegen. Jag rekommenderar bägge böckerna för en djupare förståelse för innebörden av de åtta stegen.)
Tack för att du tagit del av mitt inlägg – hoppas du gillar det du läser. Dela gärna dina erfarenheter nedan. Har du behov av extra stöd eller hjälp kring förändring – eller kanske bara ställa en fråga.
Tveka inte att höra av dig. Jag tar gärna ett förutsättningslöst möte för att diskutera framtida möjligheter.
//JanCan001, Jannica Wahlund, Jancan.se, måbra – gör bättre