Hur skapar man en engagerad styrgrupp?

När man som projektledare arbetar med ett projekt så har man inte bara sin projektgrupp att ta stöd från utan det finns flera andra grupper och intressenter som projektet kan få hjälp från inom organisationen.

En styrgrupp är i de flesta fall nödvändig för ett projekts överlevnad. Man kan ofta se en styrgrupp även om den inte officiellt skapats eftersom styrgruppen är de personer som har störst påverkan på projektet och därför också kommer vara i kontakt med varandra under projektets gång. Fast, mina starkaste rekommendationer (utan undantag), är att ha en styrgrupp som är ”committad” till sitt uppdrag och roll för att bistå i arbetet med att uppnå projektets effektmål. Att officiellt skapa en styrgrupp hjälper att förtydliga den kommunikationen som sker mellan dessa nyckelpersoner medan projektet pågår.

För mig blir det tydligt när vi ser på ett projekt som ett tillfälligt dotterbolag i bolaget, projektledaren är VD och styrgruppen är styrelsen.

Hur använder man sig utav en styrgrupp?

En styrgrupp består av nyckelpersoner för ett projekt och har direkt eller indirekt påverkan på projektet. Det kan exempelvis vara linjechefer, resursägare eller projektsponsorer. Projektledaren och projektägaren är i nästan alla fall också med i styrgruppen. Styrgruppen sätts ihop innan ett projekt påbörjas genom att nyckelpersonerna väljs ut och bestämmer att de kan delta aktivt i styrgruppen. Projektledaren kan arrangera ett möte där alla introduceras till varandra och där man också går igenom projektet och dess mål. Alla ska känna sig bekväma och trygga med styrgruppen och känna att det är en stor fördel för projektet och dess resultat att mötas och aktivt följa projektets utveckling tillsammans.

Det viktigt att styrgruppen förstår sin roll inom projektet och värdet av att involvera sig i frågor som lätt kan bli ett hinder för projektet med att lyckas i sitt arbete

Styrgruppens huvuduppgifter:

• Ger stöd till projektbeställaren och projektledaren
• Förankrar projektet hos andra intressenter
• Fattar beslut om projektet
• Prioriterar resurser
• Följer med i projektets utveckling
• Hjälper till vid problem eller genom att förhindra problem

Projektledarens ansvar

Projektledaren har ett stort ansvar, inte bara gentemot sitt projekt och sin projektgrupp men också gentemot styrgruppen. Det är upp till projektledaren att se till att möten planeras, att all relevant information delas och att kommunikationsflödet är aktivt under projektets gång.

Om styrgruppen ska kunna erbjuda projektet stöd så måste styrgruppen också få en uppdatering om projektets status så att de har koll på vad som pågår och hur de kan ge sitt stöd. Projektledaren behöver se till att styrgruppen har den information som de behöver och aktivt inkludera dem i projektet.

Detta kan projektledaren göra genom att med jämna mellanrum arrangera möten med styrgruppen där man uppdaterar alla om projektets status och även går igenom viktiga beslut. Styrgruppen kan ge sina förslag om projektets framtid och projektledaren kan anteckna vad som behövs tas upp på nästa möte. Projektledaren kan också uppdatera styrgruppen om mindre viktiga saker genom email och det är också viktigt att dokumentera och skapa rapporter under projektets delmoment och olika faser. Projektgruppen behöver veta när aktiviteter genomförts och när mål uppnåtts.

Att skapa kreativa möten för att lyfta fram insikten och förståelsen för att ha en engagerad styrgrupp – blir mycket utav nyckeln till att lyckas.

Arrangera styrgruppsmöte

Ett styrgruppsmöte bör ske med jämna mellanrum under projektets gång. Det är helt upp till projektledaren och beror också på projektets takt. Mellan 4–6 veckor brukar vara rekommenderat för att hålla ett styrgruppsmöte med alla medlemmar och uppdatera dem om projektets utveckling.

Inför ett styrgruppsmöte bör flera saker vara förberedda. Det är vanligtvis projektledaren som planerar och förbereder ett möte med styrgruppen eftersom hen har all information om projektet.

Det första som projektledaren bör göra innan ett möte är att uppdatera projektets status och speciellt om man haft ett möte innan så kan projektledaren kort sammanfatta hur projektets status har förändrats sedan förra mötet. Då är alla i mötet med på noterna.

Projektledaren behöver också ha förberett en agenda för mötet vilket innebär vad som ska presenteras, vem som ska presentera och annat som bör tas upp i mötet. Det kan handla om beslut som behöver fattas och problem som måste lösas. Agendan kan delas med styrgruppen några dagar innan mötet.

Det är också viktigt att se till att alla i styrgruppen kan samlas för mötet. Att alla också deltar aktivt i mötet är nödvändigt så att man är säker på att beslut fattas tillsammans och att återkoppling görs från alla medlemmar.

Under mötet så bör ett protokoll föras och uppdateras. Det ska vara tydligt vem som ska dokumentera det som diskuteras under mötet och även vad som ska dokumenteras. Det är kanske inte nödvändigt att ta med allt som nämns men det är ändå viktigt att särskilja vilka punkter som är viktiga att notera.

Efter att man gått igenom allt på mötet så ska det sammanfattas och det ska också vara tydligt för alla var all information och dokumentation om mötet går att få tag på. Det är även bra att direkt föreslå en dag och tid för nästa möte så att alla eventuellt kan planera inför kommande möte.

Det är viktigt att personerna som är med i styrgruppen verkligen har tid att engagera sig och lägga ner energi på att vara i styrgruppen. Det är ett stort ansvar att vara en del av styrgruppen och det är viktigt att varje person i styrgruppen har ett syfte med att vara där som gynnar projektet. Vid varje möte bör varje person i styrgruppen vara aktiv och delta i mötet genom att ge förslag och vara med i diskussioner.

Om någon medlem i styrgruppen inte deltar aktivt under mötet eller till och med inte dyker upp så finns det en risk för att projektet hamnar i obalans, speciellt om medlemmen är viktig för projektet. Det kan exempelvis handla om att ett beslut ska fattas om hur resurserna ska prioriteras inför en framtida milstolpe och om resursägaren inte är med på mötet så sätter det ett stopp för att beslutet kan fattas och det kan uppstå förseningar i projektet.

Projektledaren kan vara i behov av stöd och gärna behöva få det så snabbt som möjligt för att åtgärda eventuella problem och om projektledaren inte kan få det stödet som han eller hon behöver under mötet så kan det bli svårt för projektledaren att veta hur man ska fortsätta i projektet. Andra aktiviteter kan behövas pausas tills man fattat ett beslut.

För att förhindra sådana problem så bör det vara tydligt redan från början vilka personer i styrgruppen som har rätt att fatta vilka beslut. I vissa fall kan alla ha lika mycket rätt att fatta beslut medan i andra fall kan det vara specifika roller som har hand om vissa områden som att exempelvis resursägaren har hand om resurserna. Genom att förtydliga detta så blir det lättare att veta hur man ska forma mötet och vad som ska ske om någon eventuellt inte dyker upp. Om ett beslut fattas ska alla styrgruppsmedlemmar efteråt meddelas via mail eller annan kommunikation.

Vad är den viktigaste nyckeln för att lyckas med att få en styrgrupp engagerad – anser du?

//JanCan001, Jannica Wahlund