Vi har nog alla deltagit eller upplevt resultat av projekt som genomförts utan att någon egentlig projektstyrning har föregåtts. I de flesta organisationer brukar projekt vara ganska likartade med olika projektledare som lägger upp arbetssättet på sitt eget sätt. Med en tydlig utvecklad och uttalad projektmodell så skapas effektivare projektstyrning och en förbättrad kompetensöverföring tillbaka till verksamheten efter avslutat projekt.
Jag har sett många varianter av projektstyrning inom olika organisationer – och den mest centrala frågan i arbetet kring detta är; ”Varför kan vi aldrig lära oss av andra projekt?”, ”Varför är det alltid att börja om från början?”.
För mig är svaret enkelt – se över projektstyrningen av era projekt och säkerställa att ni arbetar utifrån en och samma bas med information och dokumentation. Lägger ni till ett arbetssätt som främjar erfarenhetsutbyte och kompetensöverföring, kommer ni snabbt märka resultat.
I början läggs mycket tid på att strukturera upp arbetssättet för att optimera projektstyrning. Grundregeln för bra projektstyrning är att säkerställa projektmodellen, när denna är på plats kan projektstyrningen bli effektivare genom att verktyg och mallar finns och stödjer den utarbetade modellen. I mångt och mycket erbjuder även stöd för fortlöpande utbyte av kunskap och erfarenheter inom ett ex projektkontor.
På så sätt blir projektstyrning enklare och du känner igen dig i upplägget av ett projekt.
När du vill skapa en effektiv projektstyrning, så rekommenderar jag att utveckla en samling/bas av aktiviteter och projektmallar för att utgå ifrån när du lägger upp nya projekt. Använd aktivitetsmallar för att snabba upp processen med att sätta igång ett nytt projekt.
Följande komponenter är exempel på vad som kan fångas upp inom bas av projektdokument.
- Projektresurser (dina anställda/konsulter)
- Projektfaser
- Aktiviteter
- Milstolpar
- Material
Projektledare kan arbeta tillsammans och skapa en uppsättning av projektmallar som passar er företagsverksamhet och optimerar projekteffektiviteten och projektstyrningen i er organisation. Detta gynnar även verifiering och granskning av projektmodellen samt kompetensöverföringen från projekt till linje, om det sker med regelbundenhet.
Fördelar med Projektstyrning
- Hämta erfarenheter från tidigare utförda projekt och uppdatera de centrala projektmallarna
- Kvalitetssäkra – Förbättra kvaliteten och kontrollen inom organisationen genom att standardisera projekt av liknande natur
- Nya projektledare kan snabbare komma in i processen som gäller för din organisation
- Öka vinsten genom att reducera tiden för administration
Jag är fast besluten på att med en förankrad projektmodell skapas tydlighet och effektivitet inom projekt samt stärker företagets behov av kompetensöverföring. Kompetensöverföring som är en viktig faktor i förändringsledning. Vad anser du? Jag tar gärna del av dina åsikter och kommentarer.
//JanCan001, Jannica Wahlund, @jancanab.com, http://www.jancanab.com