En knowledge management strategi är helt enkelt en plan som beskriver hur en organisation skall förvalta sin kunskap bättre till gagn för organisationen och dess intressenter. En god knowledge management strategi är nära i linje med organisationens övergripande strategi och mål.
Ett exempel på mål;
Syftet är att se till att rätt person har rätt kunskap, i rätt tid för att kunna leverera och stödja de tjänster som krävs.
Vilka är fördelarna?
Det finns flera fördelar när det gäller att ha en gemensam strategi, här är några exempel:
- Öka medvetenheten och förståelsen för kunskapshantering
- Utforma verksamheten och identifiera potentiella möjligheter
- Ledningens engagemang
- Kommunicera god praxis kunskapshantering
- Ge dig en tydlig plan om var du är nu, dit du vill, och hur man planerar att komma dit
Strategidokumentet
Som en allmän riktlinje bör en strategi på något sätt inkludera svar på tre viktiga frågor:
- Var är vi nu,
- Var vill vi vara
- Hur kommer vi dit?
En relativt kortfattad och informell kunskapshanterings strategi kan byggas upp kring dessa tre frågor och innehålla saker som:
1. Var är vi nu? – En bedömning av den nuvarande situationen. Hur påverkar nuvarande knowledge management praxis (eller bristen på sådan) organisationens förmåga att uppfylla sina mål? Hur påverkar det effektiviteten av individer och team? I vilken utsträckning finns inom organisationen ”möjliggörare” eller hinder så som ex kultur, processer och system för god knowledge management i praktiken?
2. Var vill vi vara? – En översikt över vad kunskap skall göra för organisationen. Hur kommer det att hjälpa organisationen och människorna i den för att uppnå sina mål? Vad kan “god” kunskapshantering praxis ser ut för denna organisation specifikt? Hur vet du när du är där d.v.s. hur ska du mäta framstegen och värdet av dina ansträngningar?
3. Hur kommer vi dit? – Beskrivning av de specifika åtgärder som kommer att vidtas för att komma dit du vill vara. En handlingsplan som omfattar de tre huvuddelarna i människor, processer och teknik: Vilka specifika verktyg och processer kommer du behöva för att hantera knowledge management, hur kommer du att motivera människor och justera din organisationskultur till en “lärande”-företags kultur och hur kommer du att utveckla kulturen samt vilket stöd behövs från teknisk infrastruktur? Behöver även innehålla uppgifter om vilka resurser som krävs, resultat, tidsplaner och ansvar.
För en stor organisation finns det rekommendationer för att få en mer formell och detaljerad strategi. En sammanfattning (skarp och tydlig, inte mer än 1-2 sidor) bör även omfatta följande ämnen:
- Bakgrund
- Scopet för Knowledge Management
- Aktuell Knowledge Management situation
- Knowledge Management vision och strategi översikt
- Information om strategin
- Handlingsplan
- Beroenden
- Slutsats/Next Step
- Bilagor
Utveckling av strategi
Att utveckla och etablera en strategi är något som ofta inte känns nödvändigt – i fråga om vad och hur KM bör hanteras, rekommenderar jag verkligen att ha en väl genomtänkt strategi innan gå vidare med genomförandet av implementationen av Knowledge Management.
Det finns mängder av fallgropar sås som onödigt påkostade system, felaktigt vinklade processer och begränsad tillgång av KM stöd. Jag tänker på knowledge sharing, dokumenthantering, kommunikationskanaler mm, att implementera KM utan en strategi är något jag starkt avråder till, då implementeringen i sin tur bör ses som en pådrivare av kultur förändring inom företaget.
/Jancan001